Как пользоваться оповещениями — системой раннего оповещения
Оповещения можно добавлять и редактировать в меню «Подробнее». Разработанная как система раннего предупреждения, она уведомляет вас о важных сроках, превышении бюджета или превышении выделенного времени. Лучший способ избежать проблем — предотвратить их. Простые оповещения — система раннего предупреждения создана для этого. Определите свой собственный сигнал тревоги и позвольте себе получать уведомления по электронной почте, когда наступает условие тревоги.
Примеры:
- Приближается крайний срок проекта — осталось всего X дней до крайнего срока проекта.
- Приближается крайний срок проекта.
- Определенные задачи просрочены.
- Сообщите мне, если есть нерешенные задачи определенного типа/условия фильтрации.
- Определенные пользователи не зарегистрировали достаточно времени вчера
- и многое другое может быть определено...
Основные функции:
- Категории оповещений: тревога, предупреждение, уведомление.
- Фильтр как определение/настройка оповещений.
- Персональные/публичные оповещения.
- Определение пользовательской электронной почты для оповещений.
- Оповещения для менеджеров или вовлеченных пользователей.
Чтобы добавить новое оповещение, достаточно нажать кнопку «Новое оповещение» в правом верхнем углу. Здесь вы можете добавить название оповещения и то, за чем нужно следить.
В разделе «Другие параметры» вы можете выбрать следующее:
- Автор — кто создал оповещение.
- Чьи данные будут оцениваться:
- Авторские — значения «Каждый пользователь» или «Группа» в сохраненном фильтре будут заменены на меня, или оповещение о затраченном времени будет следить только за моим затраченным временем.
- Все пользователи — значения «Я» или «Группа» в сохраненном фильтре будут заменены на каждого пользователя, или оповещение о затраченном времени будет смотреть затраченное время всех пользователей.
- Групповые — значения «Каждый пользователь» или «Я» в сохраненном фильтре будут заменены на выбранную группу, или оповещение о затраченном времени будет следить только за затраченным временем группы.
- Оповещение будет отправлено:
- Всем участникам - список пользователей будет взят из предыдущей настройки ("Чьи данные будут оцениваться")
- Только членам группы — список пользователей будет взят из членов выбранной группы.
- Кастомные email(s) — введите адреса электронной почты получателей (через запятую, пробел после запятой).
- Исполнитель задач — список пользователей будет составлен из Исполнителя задач, включенных в настройки «Наблюдать» (или сохраненный фильтр «Наблюдать»).
- Коллеги по задачам — список пользователей будет взят из списка сослуживцев задачи (задач), включенных в настройки «Наблюдение» (или фильтр сохраненных наблюдений).
В настройках «Время выполнения» вы можете установить, как часто оцениваются условия оповещения и отправляются оповещения по электронной почте.
После того как все настроено, оповещения будут отправляться. Вы получите ссылку на просроченную задачу, так что вы можете просто щелкнуть и заняться ею.
Оповещения для сохраненных фильтров — операторов (=, =<, >=, >, <)
Оповещения для сохраненных фильтров могут следить за тем, являются ли результаты «больше чем», «меньше чем», «равны», «равны или больше» и «равны или меньше» определенного значения. Это позволит, например, создать оповещение, если фильтр пуст (= 0), т.е. сотрудник ожидает работу.
Операторы:
- > Отправляет уведомление только в том случае, если в сохраненный фильтр добавлена новая задача. Уведомление будет отправлено только один раз. В уведомлении будет показана только новая задача (задачи).
- ≥ Отправка уведомления при каждой оценке (см. настройку частоты повторения оповещений в меню Подробнее > Админ > Обзор запланированных задач). Уведомление отправляется всегда, в течение указанного интервала. Отправляет список всех задач, которые находятся в фильтре.
- ≤ Как у предыдущего оператора.
- < Как и предыдущий оператор.
- = Например, при настройке Filter = 0 отправляется уведомление только в том случае, если в фильтре нет задачи (0), т.е. рабочий пакет был завершен.
Проблемные ситуации
Оповещения, связанные с контактами (неважно, личными или деловыми), никогда не включают личную информацию, такую как имя или адрес электронной почты, непосредственно в содержание сообщения оповещения. Это делается из профилактических соображений, чтобы неавторизованные третьи лица не могли получить доступ к таким контактным данным. Тем не менее, контактная информация видна при входе в систему на основе предоставленной URL-ссылки и прав пользователя.
