Управление ресурсами — это инструмент для профессионального планирования и назначения работ в INOUT Проект. Менеджеры планируют работу над проектами с учетом реальных возможностей работников и предполагаемого времени выполнения задачи. Управление ресурсами позволяет менеджерам сбалансировать рабочую нагрузку людей при соблюдении графиков проектов. Вы можете легко просмотреть, как используются ваши сотрудники в будущем: перегружены ли они и когда, или когда они свободны для выполнения не назначенных задач. Управление ресурсами полностью соответствует стандартам методологии управления проектами IPMA и PMI.
Управление ресурсами предназначено для использования в основном:
Управление ресурсами является ключевым элементом оценки ресурсов деятельности и управления человеческими ресурсами проекта. Оба эти элемента являются важными компонентами комплексного плана управления проектом для успешного выполнения и мониторинга проекта. Как и в случае с более широкой дисциплиной управления проектами, программный инструмент управления ресурсами помогает автоматизировать и облегчить процесс распределения ресурсов по проектам и прозрачность ресурсов портфеля, включая спрос и предложение ресурсов. Цель инструмента заключается в том, чтобы убедиться, что: (1) в нашей организации есть сотрудники с необходимым набором навыков и желаемым профилем, требуемым для проекта, (2) решить, какое количество и набор навыков новых сотрудников нанять, и (3) распределить рабочую силу по различным проектам.
Управление ресурсами оказывает влияние на графики и бюджеты, а также на выравнивание и сглаживание ресурсов. Чтобы эффективно управлять ресурсами, организации должны иметь данные о спросе на ресурсы, спрогнозированном на временной период в будущем, конфигурации ресурсов, которые потребуются для удовлетворения этого спроса, и предложении ресурсов, также спрогнозированном на будущее. Прогнозы должны быть настолько далекими, насколько это целесообразно. Выравнивание ресурсов, как это относится к запасам, является техникой управления ресурсами, направленной на поддержание запасов ресурсов на уровне, сокращая как избыточные запасы, так и дефицит. В управлении проектами выравнивание ресурсов — это планирование решений, которые определяются соображениями управления ресурсами, такими как ограниченность ресурсов. В отличие от выравнивания, сглаживание ресурсов может не откладывать дату завершения проекта, а только конкретные виды деятельности в рамках их плавающего графика.
Управление ресурсами доступно как на глобальном уровне, так и на уровне проекта. Чтобы получить доступ к нему на глобальном уровне, перейдите в раздел Подробнее > Управление ресурсами.
Управление ресурсами на глобальном уровне больше всего подходит пользователям, которым необходимо иметь обзор всех доступных ресурсов в INOUT Проект, а также всех неназначенных задач на одном экране. Основным преимуществом является отсутствие необходимости переключаться между отдельными проектами, включая их участников и задачи, когда необходимо управлять ресурсами сразу нескольких проектов. С другой стороны, определенным недостатком может быть сложность, которая может действовать в ущерб ясности и скорости, поэтому рекомендуется использовать глобальное представление только в случае необходимости.
На глобальном уровне управления ресурсами необходимо определить отображаемый период времени (по умолчанию период установлен на -30+90 дней). Для этого нажмите на кнопку «Фильтры» и отметьте период в разделе «Распределение». После установки выбранный период будет визуализироваться светлее, чем остальная часть временной шкалы, что позволит вам лучше видеть время, в течение которого необходимо распределить ресурсы. Задачи с датой начала и сроком исполнения, лежащие вне периода, не отображаются (отображаются задачи с датой начала и сроком исполнения внутри периода), поэтому это также может улучшить производительность загрузки.
Теперь давайте посмотрим на управление ресурсами на уровне проекта. Прежде чем вы сможете получить к нему доступ из проекта, необходимо активировать модуль под названием «Ресурсы» в настройках проекта, как показано на изображении ниже.
Сразу же после активации модуля в верхнем меню конкретного проекта появится вкладка «Ресурсы». Нажмите на нее, и откроется управление ресурсами. Использование функциональности на уровне проекта является лучшим выбором для пользователей, которым необходимо управлять ресурсами только конкретного проекта, поэтому нет необходимости видеть их для всех проектов, как на глобальном уровне. Еще одним отличием является то, что управление ресурсами на уровне проекта интегрировано с Гантом, поэтому вы можете эффективно работать с обоими модулями вместе, что невозможно на глобальном уровне. Если вы открываете родительский проект в управлении ресурсами, отображается только выбранный проект, а не его подпроекты и их задачи.
Разрешения для управления ресурсами можно настроить в разделе Подробнее > Админ > Роли и права доступа > Ресурсы. Более того, кнопка «Редактировать» (позволяющая работать с управлением ресурсами) доступна только при включенном разрешении «Управление связями задач» (находится в разделе Роли и права доступа > Разрешения проекта > Отслеживание задач > Управление связями задач).
Обратите внимание, что некоторые разрешения зависят от других. Например, кнопка «Редактировать» будет доступна только при включенных разрешениях «Просмотр Ганта» и «Управление отношениями задач». Чтобы просматривать/редактировать «Управление ресурсами», необходимо разрешение на просмотр/редактирование Ганта. Разрешение «Просмотр расчетных часов» также необходимо для использования управления ресурсами.
Фильтры по умолчанию — это фильтры, установленные в системе по умолчанию, и они активны каждый раз для каждого пользователя, когда не активны пользовательские фильтры. Чтобы изменить настройки фильтров по умолчанию для глобального управления ресурсами, перейдите в раздел Подробнее > Администрирование > Настройки фильтрации > Управление ресурсами.
Доступные опции следующие:
Теперь, когда вы сохраните фильтры и перейдете к управлению ресурсами, вы найдете список элементов, отфильтрованных в соответствии с этими критериями (если не активен пользовательский фильтр). Фильтры по умолчанию действительны и для любого другого пользователя.
В левой части отображаются как неназначенные задачи, так и участники (ресурсы) конкретного проекта (на уровне проекта) или всех участников проекта (на глобальном уровне). Нажатие на символ «+» рядом с именем расширяет список задач, назначенных данному пользователю. Каждая задача визуализируется на временной шкале. Длина задачи на временной шкале указывает на предполагаемое количество дней для реализации. Числа внутри конкретных дней (квадратики в таблице) представляют собой количество часов, запланированных для работы над задачей.
Числа внутри конкретных дней (квадратики в таблице) представляют собой количество часов, запланированных для работы над заданием.
Общее расчетное количество часов для задачи по умолчанию автоматически распределяется между рабочими днями продолжительности задачи, начиная с обратной (конечной) даты. Например, если общее расчетное время для задачи составляет 20 часов, а продолжительность задачи 4 дня, оно будет распределено следующим образом: 0 часов в день 1, 4 часа в день 2, 8 часов в день 3 и 8 часов в день 4. Это покажет вам, когда самое позднее возможное время для начала работы над задачей, чтобы завершить ее в установленный срок. Если в задаче отсутствует одна дата (дата начала или дата окончания), то распределение рассчитывается в направлении от установленной даты на 8 часов (или максимальное количество часов в день), и задача растягивается соответствующим образом, чтобы не перегружать ее. Например, <20) меняется на <8|8|4), где угловая скобка — фиксированная дата, а круглая — неопределенная.
Максимальное количество выделяемых часов в день можно установить в настройках ресурса в правом верхнем углу. Когда количество часов отрицательное, это означает, что реально затраченное время на задачу было больше, чем расчетное время на задачу в день. Когда вся задача зеленая, это означает, что проблем нет. Красный цвет означает, что с задачей возникли проблемы, чаще всего продолжительность задачи слишком мала для расчетного количества часов или количество часов превышает максимальное количество часов в день. Когда задача становится серой, она закрыта.
Временная шкала предлагает виды просмотра: дни, недели, месяцы, кварталы, года. В зависимости от продолжительности проекта и необходимого уровня детализации их можно переключать из верхнего меню. Когда вы находитесь в режиме просмотра недели/месяца, вы можете увидеть своего рода сводку распределения ресурсов на каждого пользователя в соответствующий период. Цвета указывают на уровень нагрузки, как показано на рисунке ниже. После переключения представления на еженедельное/ежемесячное все распределения рабочей нагрузки равномерно распределяются по соответствующему периоду.
Как было сказано ранее, расчетное время задачи (часы) автоматически распределяется по всей продолжительности задачи (дни) в соответствии с правилами распределения. Если вам не нравится, как распределяется объем работы по отдельным дням, вы можете лично перераспределить его очень легко. Это называется пользовательским распределением. Дважды щелкнув на определенном дне продолжительности задачи, вы можете ввести пользовательское количество часов. При этом число станет фиолетовым, чтобы обозначить пользовательское распределение. Аналогичным образом вы можете изменить общее расчетное время (в скобках перед панелью задач), и тогда ежедневная нагрузка будет пересчитана автоматически. Когда пользовательское распределение установлено, вы можете удалить его двойным щелчком мыши и удалить значение.
Если вы видите два числа в скобках перед панелью задач, например (30-10), первое число — это общее расчетное время, а второе - время, уже затраченное на выполнение задачи. Помните, что любое отрицательное значение времени означает затраченное время.
Когда вы перемещаете задачу и переносите ее на выходные или отпуск/праздник назначенного лица, количество рабочих дней в продолжительности задач должно сохраняться. Поэтому автоматически продлевается срок выполнения задания, а выделенное расчетное время задания перераспределяется только между рабочими днями, пропуская выходные.
Функцию «Баланс» можно найти в меню «Инструменты» в разделе «Управление ресурсами» как на глобальном уровне, так и на уровне проекта. При нажатии на нее все выделенные часы всех отображаемых задач, назначенных пользователем (т.е. тех, которые развернуты/видимы на временной шкале, а не тех, которые скрыты/свернуты), автоматически перераспределятся на весь период выполнения задачи (дата начала – дата выполнения) на основе свободных возможностей пользователя, с учетом его ежедневных рабочих часов, отпусков, а также других распределенных задач.
Небольшая разница между глобальным и проектным уровнями заключается в том, что балансировка на уровне проекта работает только с задачами, принадлежащими данному конкретному проекту, игнорируя любые возможные видимые задачи из других проектов, и что процесс балансировки всегда применяется ко всем задачам данного конкретного проекта, независимо от того, расширены они или свернуты.
Этот автоматический процесс балансировки основан на типе распределителя под названием «Равномерно» (медленно) = часы распределяются равномерно в течение всего срока выполнения задачи, начиная с сегодняшнего дня. Только последний день длительности задачи никогда не (авто)балансируется, потому что все оставшиеся часы, которые не могли быть распределены на предыдущие дни, переносятся на этот последний день. Аналогично, когда две или более задачи пересекаются, все выделенные часы из дней пересечения перемещаются в последние дни этих конкретных задач и должны быть распределены вручную.
После завершения балансировки вновь созданные отпуска больше не учитываются, однако процесс можно повторить, чтобы учесть и их. Если вам нужно восстановить исходное состояние несохраненного перераспределения (т.е. вы не нажали кнопку «Сохранить» после завершения процесса балансировки), вы можете сделать это, просто обновив страницу (с помощью клавиши F5). Не используйте кнопку «Назад» для отмены несохраненного перераспределения баланса, поскольку она не подходит для этой цели. Уже сохраненное перераспределение баланса может быть отменено пользователем вручную.
Процесс балансировки всегда выполняется в порядке приоритетов задач: если в левой части управления ресурсами отображается колонка «Приоритет», то сначала балансируются задачи с более высоким приоритетом (перед задачами с более низким приоритетом). Если колонка «Приоритет» не отображается, то задачи балансируются в соответствии с их порядком в списке слева. Резервирование исключается из балансировки. По умолчанию резервы распределяются равномерно, что можно изменить при создании резерва.
Глобальные настройки ресурсов можно ввести, нажав на кнопку «Настройки ресурсов» в правом верхнем углу глобального управления ресурсами.
Опции следующие:
Здесь вы можете установить как «Соотношение расчетного времени», так и «Лимит часов в день» для целых групп. Значения можно вводить вручную или считать автоматически от членов группы. Если для отдельных пользователей значения не заданы, они равномерно распределяются между членами группы. Если значения заданы и для пользователей, и для групп, настройки группы учитывают настройки пользователей и, соответственно, распределяют значения между членами группы.
Как работать с планированием компетенций по группам и типам задач
Планирование компетенций позволяет сократить обзор до тех ресурсов (пользователей), с которыми вам действительно нужно работать. Для этого настройте и сохраните фильтры по типам задач и пользователям, а затем сделайте их видимыми в заголовке. Если вы не знаете, как настроить фильтры, ознакомьтесь с этим руководством. Управление ресурсами поддерживает все стандартные опции фильтрации, уже известные по любым видам списков в INOUT Project. Таким образом, вы можете показывать только определенные задачи или пользователей в соответствии с вашими предпочтениями. Управление ресурсами предлагает две группы фильтров: для задач и для пользователей.
Фильтры над задачами влияют на правую часть таблицы — сетку, в которой вы распределяете задачи. В то время как фильтры по пользователям влияют на левую часть таблицы — список пользователей, которым вы назначаете задания. Наиболее полезно для управления компетенциями, например, руководитель отдела разработки просматривает только задачи по разработке и команду разработчиков, в то время как начальник отдела продаж работает с другим набором пользователей и задач.
Благодаря связи между управлением ресурсами и управлением посещаемостью, дни, когда пользователь недоступен (из-за отпуска, болезни или по любой другой причине), отображаются на временной шкале управления ресурсами символом «N», как показано на рисунке ниже. Это не позволит пользователю получать задания на эти дни.
Вы можете просто перетащить задачу и перенести ее на другую дату. Когда пользователь перегружен, вы можете переместить задачу другому пользователю таким же образом. Когда пользователь не является членом определенного проекта, ему не может быть назначена ни одна задача этого проекта.
Благодаря интеграции с Календарем встреч, все запланированные события, такие как встречи, праздники и т.д., учитываются в возможностях работников. День с таким событием отмечается буквой, например, «С» (совещание) или «П» (праздник). Число, следующее за буквой «С», указывает на предполагаемое количество часов для встречи.
При нажатии на ячейку, включающую событие, появляется небольшая информационная подсказка, показывающая сводку событий за выбранный период. Всплывающая подсказка работает также на ежедневной, еженедельной и ежемесячной основе. Если событие происходит непрерывно (отпуск, командировка), оно подсчитывается во всплывающей подсказке. Аналогичная всплывающая подсказка появляется, когда вы находитесь в режиме просмотра по неделям/месяцам и нажимаете на любое поле распределения времени на временной шкале. Эта подсказка показывает распределение невидимых вопросов (задач), которые представляют собой общую сумму часов за эту конкретную неделю или месяц.
Когда вы определили конкретный период времени, который должен быть виден на временной шкале, может случиться так, что некоторые задачи имеют расчетное время, распределенное частично внутри периода, а частично за его пределами. В этом случае часы вне периода помечаются как «невидимые» во всплывающей подсказке распределения.
Обновление сроков задач (дата начала, дата выполнения, продолжительность, завершение) с помощью перетаскивания.
Атрибуты сроков задач (вопросов) также могут быть отредактированы с помощью функции перетаскивания. Перейдите в режим редактирования, наведите курсор на задание, и у вас будет несколько вариантов действий: 1) переместите задание по горизонтальной линии, чтобы изменить дату начала и срок выполнения, 2) растяните или сожмите задание, чтобы изменить его продолжительность, или 3) переместите райдер задания, чтобы изменить его процент завершенности.
Кнопка «Ошибки» находится среди основных элементов управления в правом верхнем углу. Кнопка дополнена цифрой, обозначающей количество выявленных проблем, как показано ниже. При нажатии на кнопку раскрывается список проблем, включающий названия затронутых задач и краткие пояснения. Эти элементы списка являются ссылками, поэтому вы можете нажать на любой из них, и это выделит соответствующую задачу на временной шкале. Повторное нажатие на кнопку сворачивает список.
Вы можете распечатать свои таблицы из «Управления ресурсами» или сохранить их в формате PDF, просто нажав кнопку «Печать» в нижней строке или нажав CTRL+P, которые оба открывают диалог печати браузера. В опциях печати всегда можно изменить или настроить формат экспортируемого размера. В качестве альтернативы можно использовать внешний инструмент для создания PDF, например, Foxit Reader или PDFCreator.
Вы можете добавить управление ресурсами на глобальном или персональном уровне в качестве модуля на свою персональную домашнюю страницу. Для этого нажмите на кнопку «Персонализировать эту страницу» в левом нижнем углу и выберите конкретный модуль из списка. Затем настройте фильтры модуля и сохраните его.
Отчет о ресурсах (отчет над диаграммой управления ресурсами) позволяет быстро создать или просто проверить распределение ресурсов непосредственно с вашей личной домашней страницы или домашней страницы проекта без необходимости открывать главную диаграмму управления ресурсами. Основная цель — обеспечить более гибкое и экономящее время управление ресурсами и получить лучший обзор доступных ресурсов.
Этот инструмент служит, прежде всего, в качестве глобального обзора для руководства компании и говорит о том, насколько хорошо компания управляет своими ресурсами, например, при выполнении работ по заданиям (обработке заказов), при реализации полного потенциала (мощности) ресурсов, при распределении возможностей ресурсов для работы и т.д. На основе этой информации легко выяснить, хорошо или плохо в целом обстоят дела с использованием потенциала работников и, как следствие, необходимость найма новых работников или увольнения имеющихся. Поэтому он также является важным инструментом для программы управления персоналом.
Все данные, отображаемые в «Отчете о ресурсах», являются агрегированными данными из инструмента управления ресурсами, только отображаются они в другой форме. Никакие данные или расчеты не поступают из других источников, кроме управления ресурсами. Правильно настроенный «Отчет о ресурсах» может выглядеть следующим образом (вывод списка вверху, диаграмма внизу).
Новый модуль страницы под названием «Отчет о ресурсах» (в разделе «Пользователи») доступен на любой настраиваемой странице, например, на личной домашней странице или домашней странице проекта. Он является дополнением плагина «Управление ресурсами» и приносит:
После выбора модуля из списка доступных модулей появляется пустая форма, в которой необходимо заполнить следующие данные:
Ниже на форме вы можете добавить свои собственные фильтры в отчет о ресурсах. Фильтрация возможна по пользователям, группам и задачам. Если вы не установите фильтр для групп, вы всегда будете видеть их. Фильтрация позволяет вам видеть только те сущности, которые вас интересуют, и пропускать все остальные. Такая же фильтрация возможна и в управлении ресурсами.
В созданном отчете о ресурсах можно отобразить детали во всплывающем окне, наведя курсор мыши на любой столбец (только в типе вывода диаграммы). Чтобы отредактировать, удалить или свернуть отчет о ресурсах на настраиваемой странице, просто воспользуйтесь значками в правом верхнем углу.
Поддерживается только Ruby 2.1+.
Межпроектные отношения не могут быть визуализированы.
Единственными типами отношений, которые можно визуализировать, являются предшественник/последователь (зеленая линия) и связанный/блокированный (синяя линия).
Связь «Начало-Начало» (SS) корректно сохраняется только при создании/изменении связи в Easy Gantt, а не из окна обновления задачи.
Не разрешается добавлять связь между родительской задачей и ее подзадачей.
Между двумя задачами может быть не более 2 отношений (старт-старт, финиш-финиш).
Любые комбинации отношений, приводящие к циклической последовательности задач (зацикливание), не допускаются. Это включает попытку создать связь с любой задачей, у которой есть родитель.
Задача на временной шкале не может быть отредактирована таким образом, чтобы она начиналась или заканчивалась в день государственного праздника по календарю текущего пользователя, даже если у назначающего данную задачу в этот день нет праздника.
На настраиваемых страницах (главная страница, обзор проекта и т.д.) может быть только один модуль Ганта. К ним относятся модули: Easy Gantt, Управление ресурсами, Управление персональными ресурсами — если один из них активен, другой не будет показан на той же странице. Это связано со скоростью загрузки страницы. Обходным решением является размещение этих модулей на разных вкладках настраиваемых страниц.
Если задача содержит пользовательские распределения, они будут потеряны после закрытия и повторного открытия задачи. Новые распределения рассчитываются в соответствии с распределителем по умолчанию.
При редактировании задачи с помощью быстрого редактора задач в «Управлении ресурсами» изменения не будут сохранены, пока пользователь не нажмет кнопку «Сохранить» в правом верхнем углу окна временной шкалы.
Опция редактирования расчетного времени для конкретного проекта в «Управлении ресурсами» отключена, если модуль «Затраченное время» не активирован для этого конкретного проекта.
